POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
GMT VARITEC DE COLOMBIA SAS
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, vigentes en la República
de Colombia, y cualquier otra norma aplicable en la materia, la siguiente es la Política de
Tratamiento de la Información de GMT VARITEC DE COLOMBIA SAS, en adelante GMT.
- DATOS DEL RESPONSABLE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
GMT VARITEC DE COLOMBIA SAS
NIT 830.111.942-0
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 53 # 115-20 of 202
Correo Electrónico: ventas@gmtvaritec.com
Teléfono:7425540 - DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Objetivo
La presente Política de Tratamiento de la Información tiene como objetivo garantizar el
adecuado cumplimiento de las normas aplicables en materia de protección de datos
personales aplicables y poner en conocimiento el uso que GMT le da a la información
proporcionada por los Titulares, e informar sobre los procedimientos y mecanismos al manejo
de los Datos Personales recopilados para las finalidades previstas con la autorización previa.
1.2. Legislación Aplicable
La presente Política de Tratamiento de la Información fue elaborada de conformidad con las
disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 1377 de 2013.
1.3. Ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de la Información es aplicable al tratamiento de los datos
personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento
por parte de GMT, bien sea en calidad de Responsable y/o Encargado.
1.4. Definiciones
Para los efectos de aplicación de la presente Política, y en concordancia con lo establecido
en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 se entiende
por:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de sus DATOS personales.
b. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato,
generado por el responsable, dirigido al titular para el Tratamiento de sus Datos
Personales, mediante el cual se le informar acerca de la existencia de las políticas del
tratamiento de la información, que le serán aplicables a sus datos, la forma de acceder
a las mismas y la finalidad para la cual serán usados dichos datos.
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c. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
tratamiento. Puede ser automatizada o física de acuerdo a su forma de Tratamiento o
almacenamiento.
d. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e. Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para
el Titular.
f. Dato Público: Aquel que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados
Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su
naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g. Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, incluyendo pero sin limitarse a datos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a
la vida sexual y los datos biométricos.
h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de
los datos.
j. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
k. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del
tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
m. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos
Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.5. Principios rectores aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Con el fin de garantizar el Tratamiento de Datos Personales que realice GMT como
Responsable y/o Encargado de la información, aplicarán los siguientes principios, en los
términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
a. Legalidad: El Tratamiento que realice GMT sobre los Datos Personales estará sujeto a
lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en la materia.
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b. Finalidad: El Tratamiento que realice GMT obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular;
c. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
d. Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de [—-
–] como Responsable y/o Encargado, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y
la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
g. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por GMT como Responsable del
Tratamiento y/o Encargado del, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos
Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma. - TRATAMIENTO AL CUAL ESTARÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES E
INFORMACIÓN COMERCIAL Y SU FINALIDAD
Los datos personales serán recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos,
procesados y usados para todos aquellos aspectos inherentes a los productos ofrecidos por
GMT, y la ejecución de los contratos con clientes, proveedores, empleados y demás
colaboradores, lo que implica el uso de los datos serán usados para los siguientes fines:
3.1. Clientes
a. Cumplir las obligaciones contraídas por GMT con sus clientes.
b. Enviar información sobre los productos que ofrece GMT
c. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por GMT
d. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS
y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado
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o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos de
GMT, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar,
invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas,
promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GMT y/o
por terceras personas.
e. Tratar los datos de los clientes de GMT suministrados por terceros para las finalidades
aquí señaladas.
f. Trasferir o transmitir los Datos Personales a terceras personas en Colombia y en el
exterior para su uso comercial.
g. Transferir o transmitir los datos personales, de los clientes de GMT, a Encargados del
Tratamiento en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para la ejecución de
los contratos con los clientes por GMT
h. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento a los contratos suscritos con los
clientes de GMT
3.2. Proveedores
a. Para ejecutar los contratos con los proveedores de GMT
b. Para referenciarlos con otras personas naturales o jurídicas.
3.3. Empleados
a. Para elaborar las hojas de vida.
b. Para ejecutar y cumplir con el contrato de trabajo y demás obligaciones que como
empleador le corresponden por ley.
c. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección
y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la
verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de
seguridad.
d. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos tales como nómina,
afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar
y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
e. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su
terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la
ley aplicable.
f. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos,
entre otros.
g. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o
con ocasión del desarrollo del mismo.
h. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los
recursos informáticos y asistir en su utilización.
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i. Transferir y transmitir la información de los empleados a Encargados del Tratamiento en
Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones
y gestión de nómina.
j. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento al contrato de trabajo.
3.4. Finalidades aplicables a todos
a. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y proveedores, mediante el envío
de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad de los productos
de GMT
b. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera
e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas,
respecto de sus deudores en los términos de la Ley 1266 de 2008.
c. Controlar el acceso a las tiendas y oficinas de GMT, y establecer medidas de seguridad,
incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
d. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los
titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades
que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
e. Registrar los datos personales en los sistemas de información de GMT y en sus bases de
datos comerciales y operativas. - DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
Conforme lo dispone la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho
a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
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f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento. - PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
La Gerencia de GMT será la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de
los titulares de la información. Cualquier solicitud debe ser enviada al correo electrónico
esperanza.monsalve@gmtvaritec.com con el fin de ejercer los derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización otorgados por la ley y por
esta Política de Tratamiento de Información. - PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN
EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR
INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
6.1. Consultas
GMT dispone del correo electrónico ventas@gmtvaritec.com para que el titular, sus
causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de edad
titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del titular que
reposan en las bases de datos de GMT
6.1.1. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, en los términos señalados
en le Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, GMT recopilará toda la
información sobre el titular que esté contenida las bases de datos de GMT y se la hará
conocer al solicitante.
6.1.2. El responsable de atender la consulta, según se señala en el numeral 4 arriba, dará
respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el titular del
dato personal, su causahabiente, apoderado, representante, o sea el responsable
legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la
GMT.
6.1.3. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará
al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se
encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue
utilizado por el titular para su comunicar su solicitud.
6.1.4. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días
hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por GMT al correo
electrónico ventas@gmtvaritec.com.
6.2. Reclamos
GMT dispone del correo electrónico ventas@gmtvaritec.com para que el titular, sus
causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de edad
titulares, formulen reclamos respecto de (i) datos personales tratados por la empresa que
deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento
de las normas aplicables en la materia.
6.2.1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes
o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios al correo
electrónico ventas@gmtvaritec.com y deberá contener la siguiente información:
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a. Nombre y documento de identificación del titular.
b. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido
(actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
c. La dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
d. Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
GMT antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato personal, su
representante o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para
otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del
titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
6.2.2. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, GMT requerirá al
reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del
reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación
e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo
inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
6.2.3. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo no es competente para
resolverlo, dará traslado la Gerencia General dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
6.2.4. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de
datos de GMT donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2)
días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6.2.5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. - FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
La presente Política de Tratamiento de la Información de GMT rige a partir del 1 de noviembre
de 2019
Los datos personales que sean recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos,
procesados y usados permanecerán en la base de datos de GMT, con base en el criterio de
temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades
mencionadas en esta Política, para los cuales fueron recolectados.
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